Acción clave 2. Preguntas frecuentes para solicitantes y beneficiarios
Esta lista de preguntas y respuestas tiene como objetivo proporcionar a solicitantes y beneficiarios información adicional sobre las reglas financieras relacionadas con el modelo de financiación a tanto alzado, aplicable a las Asociaciones para la Cooperación y las Asociaciones a pequeña escala.
Aspectos financieros
¿Dónde deben describirse los aspectos de la cofinanciación en la propuesta?
No se pide directamente al solicitante que describa los aspectos de cofinanciación en el formulario de solicitud, pero tiene la posibilidad de explicarlo en la sección de coste-efectividad. Además, hay una frase recordatoria en cada sección del paquete de trabajo sobre el principio de cofinanciación en relación con las subvenciones de la UE, que describe que los costes adicionales no cubiertos por la subvención de la UE deben ser cubiertos por las organizaciones participantes con cargo a sus propios recursos, ingresos generados por la acción, contribuciones financieras o en especie.
Subcontratación: ¿cómo debe declarar el solicitante los fondos asignados a la subcontratación?
La subcontratación está permitida pero no puede cubrir las actividades principales del proyecto. Si el solicitante decide subcontratar actividades, debe justificarlo en la descripción de los paquetes de trabajo. El solicitante debe estimar la cantidad e incluirla en la descripción.
Si el solicitante estima que su proyecto puede ejecutarse con un importe de 395 000 euros, ¿debería solicitar una subvención de 250 000 euros?
En el momento de planificar y diseñar la solicitud, el solicitante debe elegir la cantidad máxima a tanto alzado más adecuada para cubrir los costes de su proyecto, en función de las necesidades y los objetivos. El solicitante solo puede optar por uno de los importes predefinidos en la convocatoria de propuestas (Guía del programa). Si la cantidad necesaria no corresponde a uno de los importes a tanto alzado predefinidos, se recomienda al solicitante que adapte el proyecto para que se ajuste a la cantidad a tanto alzado correspondiente.
Aspectos operativos
¿Cuántos paquetes de trabajo se pueden incluir en un proyecto?
Se recomienda dividir el proyecto en un máximo de 5 paquetes de trabajo.
¿Se incluye el paquete de trabajo de gestión de proyectos en el máximo de 5 paquetes de trabajo recomendados?
Un paquete de trabajo está dedicado a la gestión de proyectos. Desde un punto de vista presupuestario, la cantidad dedicada a la gestión del proyecto puede representar como máximo el 20 % del importe total a tanto alzado. No se deben incluir actividades vinculadas a la gestión del proyecto en los demás paquetes de trabajo.
¿El paquete de trabajo de gestión de proyectos es un paquete de trabajo separado?
El paquete de trabajo de gestión de proyectos es un paquete de trabajo separado. El objetivo de este paquete de trabajo específico es cubrir todos los costes relacionados con las actividades horizontales del proyecto (por ejemplo, redacción de informes, seguimiento, coordinación...). No se deben incluir actividades vinculadas a la gestión del proyecto en los demás paquetes de trabajo.
¿Será posible añadir nuevas actividades al implementar un proyecto de asociación a pequeña escala?
El beneficiario puede solicitar una modificación del acuerdo de subvención para añadir una nueva actividad no prevista en la propuesta con una justificación clara y la agencia nacional debe evaluar si los cambios pondrían en tela de juicio la decisión de concesión de la subvención o infringen el principio de igualdad de trato de solicitantes. Cabe señalar que la cantidad total otorgada no se puede cambiar, la nueva actividad debe implementarse dentro del presupuesto aceptado.
Si un beneficiario quiere cambiar una actividad en un proyecto de asociación de cooperación, ¿tiene que solicitar una modificación?
El objetivo final del proyecto es alcanzar los objetivos establecidos en la propuesta, por lo tanto, el beneficiario podría decidir añadir/modificar una actividad prevista o una actividad dentro de un paquete de trabajo sin solicitar una modificación, siempre que el cambio no altere el objetivo que se definió para ese paquete de trabajo y los resultados aún se cumplen por completo para lo que se describió para este paquete de trabajo.
¿Cuál es el procedimiento correcto para modificar el presupuesto asignado a un solo paquete de trabajo?
En caso de que, durante la implementación del proyecto, un beneficiario necesite modificar el presupuesto asignado a un paquete de trabajo, solo se puede hacer solicitando una modificación. Este cambio debe estar justificado por la implementación técnica de la acción. En este sentido, la autoridad otorgante evaluará cualquier solicitud de modificación de este tipo caso por caso.
¿Cuáles son los documentos de respaldo que los beneficiarios deben conservar con fines de verificación y auditoría?
Los documentos de respaldo que los beneficiarios deben conservar y poner a disposición en caso de controles y auditorías son todos aquellos documentos relevantes para demostrar la ocurrencia del evento generador. Corresponde a los beneficiarios definir qué documentos son relevantes para demostrar que las actividades se llevaron a cabo de manera efectiva y que la calidad de esas actividades está en consonancia con lo previsto en la propuesta. Debido a la variedad de actividades, no se puede definir una lista exhaustiva de documentos de respaldo. Por ejemplo, los documentos de respaldo podrían ser: lista de asistencia a una reunión, actas de esta reunión, entregables, resultados del proyecto, resultados del proyecto producidos, etc.